Pēdējos gados, digitālā transformācija un cīņa pret krāpšanu nodokļu jomā ir izraisījušas dziļas izmaiņas uzņēmumu administratīvo procesu pārvaldībā. Viena no ievērojamākajām ir Obligāta elektronisko rēķinu sagatavošana un nepieciešamība izmantot sertificētu programmatūruJauno noteikumu stāšanās spēkā un drīzumā gaidāmā “Izveido un aug” likuma pilnīga ieviešana, kā arī krāpšanas apkarošanas likuma attīstība ir nostādījusi uzņēmumus un pašnodarbinātos personu izaicinājuma priekšā pielāgoties videi, kurā rēķinu digitalizācija un izsekojamība kļūst par galvenajiem ekonomikas stūrakmeņiem. pārredzamība un nodokļu efektivitāte.
Ar jauno regulējumu ne tikai lielie uzņēmumi, bet arī MVU un pašnodarbinātie tiek aicināti pārskatīt un atjaunināt savas norēķinu sistēmas. Šis pārmaiņu process ietver ne tikai pielāgotas programmatūras ieviešanu, bet arī izpratni kādām tehniskajām un juridiskajām prasībām programmai jāatbilst.
Juridiskais un normatīvais pārskats: no “Izveido un audzē” likuma līdz faktiskai īstenošanai
Pienākums elektroniski norēķini Spānijā to atbalsta dažādi tiesiskie regulējumi kuras mērķis, no vienas puses, ir veicināt uzņēmumu izveidi un izaugsmi un, no otras puses, apkarot maksājumu kavējumus un krāpšanu nodokļu jomā. Pamatpīlārs ir Likums Nr. 18/2022 par uzņēmumu dibināšanu un izaugsmi (pazīstams kā Radīšanas un Augšanas likums), kam pievienojas Likums Nr. 11/2021 par pasākumiem nodokļu krāpšanas novēršanai un apkarošanai un to attiecīgās normatīvās norises.
2024. gada pēdējā posmā Karaļa dekrēts 1007/2023, tas regulē tehniskās un ekspluatācijas prasības ka datorsistēmām un programmām, ko uzņēmumi un profesionāļi izmanto rēķinu izrakstīšanas procesos, ir jāatbilst. Vienlaikus Ministra rīkojums HAC/1177/2024 norāda tehniskās detaļas par formāti, saturs, sadarbspēja un sertificētas procedūras lai nodrošinātu elektronisko rēķinu likumību un ticamību.
Kuru ietekmē visi šie noteikumi? Šis pienākums attiecas uz visiem uzņēmumiem un pašnodarbinātām personām, kas darbojas Spānijas teritorijā, izņemot tos, kuriem ir jāsniedz tūlītēja informācija (SII), un tos, kas atrodas ārpus valsts nodokļu regulējuma (piemēram, dažas struktūras fraktētās teritorijās vai ārpus valsts).
Pienākumi un prasības: Kam jāatbilst elektroniskajam rēķinam?
Elektroniskais rēķins ir daudz vairāk nekā tikai digitāls dokuments. Lai tas būtu derīgs un aizsargāts pret manipulācijām, tam jāatbilst virknei prasību. būtiskas tehniskās un juridiskās prasības:
- Strukturēts un standarta formātsRēķinam jābūt ģenerētam lasāmā un automatizētā formātā, piemēram, XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT vai jebkurā citā administrācijas apstiprinātā formātā.
- Satur unikālu identifikācijas kodu un QR koduQR kodam ir jāatbilst tehniskajām specifikācijām un tam ir jābūt redzamam gan drukātajos, gan digitālajos rēķinos.
- Iekļaujiet frāzi “Rēķinu var pārbaudīt AEAT elektroniskajā galvenajā mītnē” vai uzrakstu “VERI*FACTU”.: būtiski, izmantojot sistēmas, kas automātiski nosūta ierakstus Valsts kasei.
- Nodrošināt integritāti, autentiskumu un izsekojamību datu apstrādi: izmantojot elektronisko parakstu, jaucējkodu, ierakstu ķēdi un sistēmas, kas novērš neatļautas izmaiņas.
- Uzglabāt vismaz 5 gadusRēķiniem visā šajā periodā ir jābūt pieejamiem, meklējamiem un lejupielādējamiem gan uzņēmumam, gan saņēmējiem vai administrācijai.
- Atvieglot piekļuvi rēķinamKlientiem un saņēmējiem vajadzētu būt iespējai tos bez maksas apskatīt, lejupielādēt un izdrukāt.
- Obligāta izsniegšana un saņemšana darījumos starp uzņēmumiem un pašnodarbinātām personām (B2B): Pienākums attiecas arī uz noteiktām B2C nozarēm, piemēram, telekomunikācijām, apdrošināšanu, enerģētiku, ūdensapgādi un tiešsaistes pārdošanu.
Jebkurā elektroniskajā rēķinā jāiekļauj arī pamatdati, kas jau ir raksturīgi tradicionālajai rēķinu izrakstīšanai: numurs un sērija, izrakstīšanas datums, rēķina izdevēja un saņēmēja nodokļu informācija, koncepcijas, nodokļu bāzes, nodokļu likmes, kopējā summa un, attiecīgā gadījumā, uzņēmuma reģistrācijas informācija.
Kādām tehniskajām prasībām jāatbilst sertificētai rēķinu izrakstīšanas programmatūrai?
El norēķinu programmatūra Tas kļūst par centrālo elementu nodokļu pārvaldībā. Lai atbilstu noteikumiem un tiktu uzskatīts par sertificētu, tam jānodrošina sekojošais:
- Ierakstu ģenerēšana, saglabāšana un ķēdēšanaJums ir jāizveido reģistrācijas un atcelšanas ieraksti katram rēķinam, sasaistot katru no tiem ar iepriekšējiem un nākamajiem rēķiniem (jaucējkods), tādējādi nodrošinot izsekojamību un apgrūtinot jebkādu neatļautu manipulāciju vai dzēšanu.
- Notikumu žurnālsTam jāreģistrē visas attiecīgās lietotāja darbības, gan ikdienas (izveide, modificēšana, nosūtīšana, apmaksa), gan periodiski notikumi, kļūdas, sistēmas palaišana un izslēgšana.
- Integritāte un nemaināmībaNekādus rēķinus vai ierakstus nevar mainīt vai dzēst, neatstājot digitālas pēdas (hešu) un darbības ierakstu.
- Saglabāšana un pieejamībaVisiem ierakstiem jābūt pieejamiem, eksportējamiem un lasāmiem jebkurā laikā lietotājam, vadībai vai auditoram.
- Starpsavienojumi un sadarbspējas jaudaProgrammatūrai ir jāļauj apmainīties ar informāciju ar citām programmām bez papildu maksas, lai garantētu pilnīgu lietotāja brīvību un veicinātu atbilstību normatīvajiem aktiem.
- Pārbaudiet rēķinu statusuGan rēķina izdevējiem, gan saņēmējiem ir jāspēj tiešsaistē reāllaikā pārbaudīt katra rēķina statusu. Ja sistēma brīvprātīgi iesniedz ierakstus AEAT (VERI*FACTU sistēmai), ar tiem var iepazīties arī tieši Valsts kases tiešsaistes birojā.
- Atšķirība starp nodokļu un konfidenciālu informācijuSistēmai ir jāatdala Valsts kasei būtiskā informācija no iekšējiem stratēģiskajiem datiem, kuriem nav ietekmes uz nodokļiem, tādējādi atvieglojot inspektoru darbu un aizsargājot uzņēmumu privātumu.
- Atbilstība elektronisko parakstu protokoliem un digitālajiem sertifikātiemElektroniskajam parakstam jābūt balstītam uz Eiropas standartiem un saistītam ar kvalificētu sertifikātu, ko izdevis pilnvarots pakalpojumu sniedzējs.
- Atbildīgs paziņojumsProgrammatūras ražotājiem sistēmā jāiekļauj redzama un personalizēta deklarācija, kas garantē, ka programma atbilst visiem noteiktajiem juridiskajiem standartiem.
Turklāt visiem sertificētas programmatūras rēķiniem jābūt skaidri identificējamiem, ļaujot iestādēm pārbaudīt sistēmas atbilstību spēkā esošajiem noteikumiem.
VERI*FACTU sistēma: galvenais pārredzamības instruments
Viens no galvenajiem likuma sasniegumiem ir tā izveide. VERI*FACTU sistēma, funkcija, kas ļauj uzņēmumiem un pašnodarbinātām personām brīvprātīgi iesniegt visus rēķinus Nodokļu aģentūrai tieši tās radīšanas brīdī.
Objekts ir dubults: apstiprināt rēķinu autentiskumu un integritāti nekavējoties un vienkāršot nodokļu inspektoru auditu. VERI*FACTU ieviešana piedāvā arī papildu priekšrocības nodokļu maksātājiem, kuri var automatizēt darījumu ievadīšanu savās PVN un iedzīvotāju ienākuma nodokļa grāmatvedības uzskaitēs bez papildu dokumentācijas.
Šī sistēma ir neobligāta, bet Tās izmantošana paātrina procedūras, samazina kļūdu un krāpšanas risku un nodrošina juridisko drošību. gan sūtītājam, gan saņēmējam.
Kā ar dubulto rēķinu izrakstīšanu un divējāda lietojuma programmatūru?
Viens no jaunā tiesiskā regulējuma galvenajiem mērķiem ir izbeigt "divējāda lietojuma" norēķinu sistēmas, proti, tās, kas ļauj slēpt, manipulēt vai likvidēt slepenus darījumus. Jaunais regulējums skaidri aizliedz jebkādas programmatūras izstrādi, pārdošanu vai izmantošanu, kas ļauj... Paralēla grāmatvedība, ierakstu dzēšana, datu grozīšana vai rēķinu izrakstīšana ārpus fiskālās kontroles.
Visai programmatūrai jābūt sagatavotai novērstu izrakstīto rēķinu iznīcināšanu vai manipulācijas un katram darījumam ir jāģenerē digitāls pirkstu nospiedums (jaucējkods), saistīts notikumu žurnāls un saite uz pārējiem rēķiniem. Tādā veidā administrācija var atklāt jebkuru mēģinājumu veikt izmaiņas vai dzēšanu.
Programmatūras ražotājiem un izplatītājiem, kas neievēro noteikumus, var tikt piemēroti bargi sodi, tāpat kā uzņēmumiem, kas turpina izmantot neatbilstošu programmatūru.
Sadarbspēja, piekļuve un reģistrācija: kā tā ietekmē uzņēmumus un privātpersonas
Regula nosaka, ka Neviens klients vai saņēmējs nedrīkst uzspiest citam konkrētas programmatūras lietošanu.Visiem risinājumiem jābūt savstarpēji savietojamiem, nodrošinot Automātiska savienošana, bezmaksas koplietošana un konsultācijas reāllaikā jebkurš pilnvarots lietotājs.
Sertificētai programmatūrai ir jānodrošina gan uzņēmumu, gan privātpersonu iespēja bez maksas piekļūt, apskatīt un lejupielādēt rēķinus kas tiem atbilst, vismaz četrus gadus. Dažās nozarēs, piemēram, enerģētikas, telekomunikāciju, banku, apdrošināšanas un tiešsaistes mazumtirdzniecības nozarē, ir obligāti jānodrošina arī elektroniski rēķini un piekļuve individuāliem patērētājiem pēc pieprasījuma.
Mērķis ir divējāds: no vienas puses, atvieglot klientu tiesības uz informāciju un nodrošināt pārredzamību; no otras puses, veicināt kopīgu kontroli un kļūdu vai krāpšanas atklāšanu jebkurā pārdošanas ķēdes posmā.
Rēķinu ierakstu formāti, glabāšana un eksportējamība
Lai atvieglotu pārvaldību, analīzi un auditu, rēķinu dati un to ieraksti jāuzglabā standarta un strukturēti formāti, vēlams XML ar UTF-8 kodējumu, ievērojot ministra rīkojumā noteiktās shēmas.
Programmatūrai ir jāļauj ierakstu eksports un imports (PVN, iedzīvotāju ienākuma nodokļa, pārdošanas un ienākumu virsgrāmatas) standartizētos formātos, atvieglojot migrāciju starp sistēmām un administratīvo arhivēšanu. Ārpusvietas glabāšanas gadījumā (piemēram, mākoņdatošanas dublējumkopijā) ir jāsaglabā ierakstu integritāte un pilnīga pieejamība.
No otras puses, visiem ģenerētajiem rēķiniem, neatkarīgi no tā, vai tie ir uz papīra vai digitāli, ir jāietver QR kods un uzraksts VERI*FACTU, ja piemērojams, redzams tikpat skaidri kā pārējie rēķina dati.
Neatbilstības sekas un pareizas pielāgošanās priekšrocības
Noteikumu neievērošana var izraisīt ievērojamus riskus uzņēmumiem un izstrādātājiemStarp ievērojamākajām sankcijām ir naudas sodi līdz 10.000 150.000 eiro uzņēmumiem un XNUMX XNUMX eiro tiem, kas atbildīgi par neatbilstošu programmatūru.
Pieņemšana sertificēta norēķinu sistēma Tas sniedz arī nepārprotamas priekšrocības: ietaupot laiku un izmaksas, kļūdu samazināšana, dokumentu pārvaldības uzlabošana, lielāka caurspīdīgums un elastīgāka nodokļu saistību un nodokļu pārbaužu pārvaldība.
Efektīvi pārvaldot pāreju uz obligāta elektroniska rēķinu izrakstīšana un ievērot sertificētas programmatūras prasības Likumība ir garantēta, kā arī tiek paātrināta uzņēmuma digitālā transformācija un stiprināta konkurētspēja arvien digitālākajā un prasīgākajā tirgū.